Persónuverndarstefna Arctic Track

#1 Gildissvið

Arctic Track ehf., kt. 690923-1060, Grænásbraut 506M, 262 Reykjanesbæ, sími: 421-2222, netfang: at@at.is (hér eftir „Arctic Track“ eða „félagið“) leggur ríka áherslu á persónuvernd viðskiptavina sinna og þeirra sem eiga samskipti við félagið og leggur áherslu á örugga og ábyrga meðferð persónuupplýsinga. Arctic Track leitast við að takmarka vinnslu persónuupplýsinga eins og kostur er og safnar ekki persónuupplýsingum umfram það sem nauðsynlegt þykir.

Persónuverndarstefna þessi skýrir hvernig Arctic Track meðhöndlar og að öðru leyti vinnur persónuupplýsingar starfsmanna sinna, viðskiptavina, verktaka og annarra einstaklinga, eins og við á hverju sinni, hvort heldur sem er í hlutverki ábyrgðaraðila eða vinnsluaðila.

Stefnan gildir ekki um starfsemi lögaðila, hvorki tengdra félaga né dótturfélaga Arctic Track. Þó getur félaginu verið nauðsynlegt að vinna upplýsingar um tiltekna einstaklinga sem tengjast lögaðilanum í viðskiptum við Arctic Track eins og stjórnarmeðlimi, framkvæmdastjórn, prókúruhafa og eftir atvikum starfsfólk lögaðila.

Vakin er athygli á að sérhæfðari fræðsla um meðferð upplýsinga þinna getur verið veitt í almennum viðskiptaskiptaskilmálum Arctic Track, sértækum skilmálum eða með tilfallandi upplýsingagjöf í tengslum við ákveðna vöru eða þjónustuleið.

#2 Tegundir persónuupplýsinga sem er safnað

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er forsenda þess að félagið geti veitt þér eða fyrirtækjum, sem þú starfar fyrir eða hefur aðkomu að, þá þjónustu sem óskað hefur verið eftir. Dæmi um persónuupplýsingar sem þú afhendir eru:

Grunnupplýsingar, t.d. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang.
Tengiliðir og forsvarsmenn lögaðila, í tilviki lögaðila eru upplýsingar skráðar um tengiliði, prókúruhafa og/eða aðra forsvarsmenn lögaðilans, t.d. nafn, símanúmer, netfang og/eða kennitala, sem fengnar eru ýmist beint frá lögaðilanum, úr Fyrirtækjaskrá eða Creditinfo.
Samskipti og samningsupplýsingar sem m.a. fara fram með tölvupósti, símtali, netspjalli eða á samfélagsmiðlum. Þá vinnur félagið allar upplýsingar sem leiða af eða eru afhentar í tengslum við samninga milli þín og félagsins, t.d. um einstaka vörur eða þjónustu.
Viðskiptasaga, t.d. upplýsingar um kaup, greiðslur og greiðslukortasamþykki vegna fyrri kaupa.
Tæknilegar upplýsingar og afleiddar upplýsingar um hegðun og notkun, t.d. um búnað og tæki sem þú notar til að tengjast vef félagsins, eins og notendanafn, kjörstillingar, IP-tala, tegund, númer og stillingar snjalltækis, stýrikerfi og tegund vafra, tungumálastillingar, hvernig þú tengist okkur, hvaða og hvaða aðgerðir þú framkvæmir.

Landfræðilegar upplýsingar, t.d. landfræðileg staðsetning.
Opinberar upplýsingar, t.d. úr opinberum skrám á borð við þjóðskrá, ökutækjaskrá, fyrirtækjaskrá, Lögbirtingablað og aðrar opinberar skrár.
Upplýsingar sem safnast við rafræna vöktun, t.d. myndefni úr upptökum eftirlitsmyndavéla í húsnæði Arctic Track og hljóðupptökur símtala sem berast þjónustuveri.
Aðrar upplýsingar sem ekki eru taldar hér að framan og getur félagið unnið aðrar upplýsingar um þig sem eru nauðsynlegar hverju sinni eftir eðli viðskiptasambandsins eða samskipta þinna við félagið.

Upplýsingar sem þú lætur okkur í té auk upplýsinga um vöru eða þjónustu eru nauðsynlegar til þess að við getum veitt þá þjónustu sem óskað er eftir. Kjósir þú að afhenda ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að félaginu er ekki unnt að veita þá þjónustu sem óskað er eftir.

#3 Hvernig eru persónuupplýsingar notaðar í starfsemi félagsins

Arctic Track vinnur persónuupplýsingar í skýrum og yfirlýstum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög og stefnu þessa. Við meðhöndlun persónuupplýsinga gætir Arctic Track þess að vinna einungis með þær upplýsingar sem eru nauðsynlegar og viðeigandi miðað við þann tilgang sem stefnt er að hverju sinni.

Tilgangur félagsins með vinnslu persónuupplýsinga eru margvíslegar, m.a. svo unnt sé að:

Veita þjónustu á grundvelli samnings eða beiðni um að gera samning.

Arctic Track vinnur með persónuupplýsingar til að veita rétta þjónustu og tryggja gæði hennar, til að uppfylla skilyrði samninga milli Arctic Track og viðskiptavinar og þá skilmála sem gilda um viðkomandi þjónustu, svo sem til að:

Hafa samband við þig, auðkenna þig og tryggja öryggi og áreiðanleika í viðskiptum.
Greina bilanir og tryggja virkni og gæði þjónustunnar sem um ræðir.
Gjaldfæra og innheimta fyrir þjónustu.
Þróa vöru- og þjónustuframboð.
Stunda markaðs- og kynningarstarfs og veita þér persónubundna og sérsniðna þjónustu, senda þér skilaboð um fríðindi og efni sem kunna að vekja áhuga þinn eða þú hefur óskað eftir.

Reka vefsvæði og vefþjónustur Arctic Track, viðhalda þeim og bæta notendaupplifun á vefnum, gera þér kleift að nálgast upplýsingar rafrænt.
Framkvæma tölfræðilega greiningu á tilteknum vörum og þjónustu eða einstökum þáttum í starfsemi Arctic Track. Slík tölfræðigreining er unnin á ópersónugreinanlegan hátt ef mögulegt er.
Uppfylla skilyrði laga, reglugerða, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurða.

Arctic Track gæti unnið með persónuupplýsingar um þig með sjálfvirkum hætti með samkeyrslu upplýsinga úr viðskiptamannakerfum og eftir atvikum vanskilaskrá ef það er forsenda þess að unnt sé að gera eða framkvæma samning milli Arctic Track og þín, einkum í tengslum við kaup eða leigu á búnaði af Arctic Track. Dæmi um slíka ákvarðanatöku er ef viðskiptavini er neitað um sölu þjónustu vegna útistandandi skuldar hjá Arctic Track eða ef viðkomandi hefur verið úrskurðaður gjaldþrota eða sætt árangurslausu fjárnámi samkvæmt skráningu í vanskilaskrá. Í öðrum tilvikum gæti sjálfvirk ákvarðanataka einnig byggst á samþykki viðskiptavinar.

Í vissum tilvikum gæti Arctic Track verið að meðhöndla persónuupplýsingar sem vinnsluaðili á vegum annars aðila sem ber ábyrgð á vinnslunni (svokallaður ábyrgarðaraðili). Slík tilvik gætu einkum átt við um ákveðnar tegundir þjónustu sem Arctic Track veitir fyrirtækjum. Í slíkum tilvikum er það á ábyrgð ábyrgðaraðilans að gera skriflegan vinnslusamning við Arctic Track þar sem tilgreind eru fyrirmæli hans til Arctic Track varðandi meðhöndlun upplýsinganna, t.d. í tengslum við varðveislutíma og eyðingu upplýsinganna.

Í vissum aðstæðum getur verið að Arctic Track sé að vinna með persónuupplýsingar sameiginlega með öðrum aðila, svo sem í tengslum við innheimtuþjónustu, gagnaflutningsþjónustu. Í slíkum tilvikum gætir Arctic Track þess að gert sé skriflegt samkomulag um vinnslu persónuupplýsinga hjá sameiginlegum ábyrgðaraðilum.

Þegar Arctic Track kaupir vörur, þjónustur eða ráðgjöf frá þriðja aðila vinnur Arctic Track að öllum líkindum með persónuupplýsingar um þann eða þá starfsmenn viðsemjanda sem veita Arctic Track umræddar vörur, þjónustu eða ráðgjöf, t.d. tengiliði. Séu slíkar upplýsingar fyrir hendi er einungis unnið með þær til að eiga samskipt við viðkomandi birgja eða þjónustuaðila vegna samningssambands við aðilanna.

#4 Öryggi persónuupplýsinga

Okkur er annt um öryggi persónuupplýsinga viðskiptavina okkar. Þess vegna leggur Arctic Track áherslu á öryggi persónuupplýsinga á öllum stigum vinnslu og reynir eftir fremsta megni að takmarka eða draga úr vinnslu slíkra upplýsinga þegar þess er ekki þörf, bæði með skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum. Öll gögn eru vistuð hjá vinnsluaðila á vegum Arctic Track sem getur viðhaft fullnægjandi öryggisráðstafanir.

Í tilviki öryggisbrests hjá Arctic Track gætir félagið þess að fylgja ferlum og verklagsreglum sínum sem varða slík tilvik, t.d. að tilkynna Persónuvernd og eftir atvikum viðskiptavinum.

Persónuupplýsingar um viðskiptavini Arctic Track eru einkum hýstar á Íslandi eða innan Evrópska efnhagassvæðisins (EES) en einungis að því gefnu að viðkomandi hýsingaraðili sé vinnsluaðili á vegum Arctic Track sem stenst kröfur félagsins m.t.t. upplýsingaöryggis og annarra öryggisráðstafana. Í þeim tilvikum sem Arctic Track notast við vinnsluaðila eða undirvinnsluaðila sem meðhöndlar persónuupplýsingar viðskiptavina félagsins utan EES-svæðisins gætir Arctic Track þess að lög heimili slíka miðlun, s.s. að til staðar séu viðeigandi samningsskilmálar í vinnslusamningi, svo sem á grundvelli svokallaðra staðlaðra samningsskilmála ESB, og að gripið hafi verið til fullnægjandi ráðstafana til að tryggja öryggi.

#5 Réttindi þín

Persónuverndarlög veita þér ákveðin réttindi og þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þú átt rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.

Auk þess kann að vera að þú eigi rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent Arctic Track á tölvutæku formi.

Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Mikilvægt er þó að árétta að framangreind réttindi eru háð takmörkunum, t.d. ef upplýsingar gætu varðað persónuupplýsingar annars einstaklings. Beiðnir einstaklinga þurfa því að vera metnar sérstaklega hverju sinni með tilliti til umfangs beiðninnar, persónuupplýsinganna sem um ræðir og tilganginum með vinnslu þeirra hjá félaginu.

#6 Beiðnir vegna réttinda og ágreiningsmál

Óski viðskiptavinur eftir því að nýta sér réttindi þau sem kveðið er á um í Persónuverndarstefnu þessari getur viðkomandi komið á framfæri skriflegri beiðni um meðferð sinna persónuupplýsinga á netfangið: at@at.is. Í slíkum tilvikum áskilur Arctic Track sér rétt til að krefjast viðeigandi auðkenningar viðskiptavinar eða annars einstaklings sem leggur fram beiðni til félagsins og varðar hann sjálfan, með hliðsjón af eðli og umfangi beiðninnar.

Arctic Track mun bregðast við mótteknum erindum eins fljótt og kostur er með skriflegum hætti, almennt innan 30 daga. Sé um óhóflega eða tilefnislaus beiðni að ræða áskilur Arctic Track sér rétt til að innheita hóflegt gjald fyrir afgreiðslu beiðni en að öðrum kosti mun Arctic Track afgreiða beiðnir viðskiptavina og eftir atvikum annarra þeim að kostnaðarlausu.

Berist Arctic Track beiðni frá einstaklingi sem varðar vinnslu sem félagið hefur með höndum sem vinnsluaðili fyrir hönd þriðja aðila (ábyrgðaraðila vinnslu), mun Arctic Track leiðbeina viðkomandi einstaklingi um að snúa sér til ábyrgðaraðila vinnslunnar varðandi afgreiðslu beiðnarinnar.

Ef upp kemur ágreiningur milli viðskiptavinar og Arctic Track varðandi meðferð persónuupplýsinga þá hvetur félagið viðskiptavini til að leita til okkar með mál sem tengjast persónuvernd svo við getum aðstoðað þig. Viðskiptavinur getur ávallt kvartað til Persónuverndar, sjá nánar http://www.personuvernd.is.

#7 Hverjum afhendum við persónuupplýsingar

Arctic Track afhendir einungis persónuupplýsingar um viðskiptavini til þriðja aðila þegar fullnægjandi heimild er fyrir afhendingunni. Einkum gæti það átt við ef afhending upplýsinganna grundavallast á:

Lagaskyldu.
Beiðni lögreglu eða opinberra eftirlitsaðila.
Dómsúrskurði.
Samningi milli Arctic Track og viðtakanda sem uppfyllir skilyrði persónuverndarlaga og skilyrði félagsins um öryggi, svo sem vinnslusamningi eða samkomulagi sameiginlegra ábyrgðaraðila.
Upplýstu samþykki.
Lögmætum hagsmunum Arctic Track eða þriðja aðila, eða á grundvelli almannahagsmuna.

Sem dæmi um viðtakendur persónuupplýsinga eru:

Bankar vegna greiðslumiðlunar og birtingu krafna í netbönkum viðskiptavina á grundvelli samningssambands.
Stjórnvöld á grundvelli lögmætrar beiðni, enda sé miðlunin heimil á grundvelli persónuverndarlaga, svo sem almannahagsmuna.
Sérfræðingar sem veita Arctic Track ráðgjöf, svo sem lögmenn eða endurskoðendur.
Lögregla og ákæruvald á grundvelli lagaskyldu, beiðni, dómsúrskurðar eða samþykkis umráðamanns og notanda búnaðar.

#8 Vefkökur

Þegar farið er inn á vefsvæði Arctic Track vistast vefkökur (e. cookies) í tölvu eða snjalltæki þínu. Vefkökur eru litlar textaskrár sem geyma upplýsingar til þess að greina notkun á vefsvæðum félagsins og til að tryggja sem best upplifun af vefsvæðunum.

Arctic Track er með nokkrar tegundir af vefkökum á vefsvæðum sínum. Sumar þeirra eru svokallaðar setukökur (e. session) sem eyðast almennt þegar notandi fer af vefsvæðinu. Aðrar eru viðvarandi kökur sem vistast aftur á móti á tölvu notanda eða tæki og geyma val eða aðgerðir notanda á vefsvæðunum. Vefkökur eru ýmist fyrstu aðila vefkökur eða þriðju aðila vefkökur. Það ræðst af léni vefsvæðanna sem gerir vefkökuna hvort hún telst fyrstu- aðila eða þriðju-aðila vefkaka. Þegar vefsíður Arctic Track er skoðuð í fyrsta skipti birtist borði þar sem þú ert beðinn um að samþykkja valfrjálsar vefkökur sem vefsíðan notast við. Þú getur hvenær sem er afturkallað samþykki með því að breyta vefkökustillingum í borðanum á síðunni eða í vafranum þínum.

Nauðsynlegar vefkökur eins og tölfræðikökur og virknikökur virkja eiginleika á vefsíðum félagsins sem eru forsenda fyrir notkun vefsvæða Arctic Track svo hægt sé að nota þau eins og til er ætlast. Notkun þeirra grundvallast á lögmætum hagsmunum félagsins.

Aðrar vefkökur sem Arctic Track gæti unnið með byggja á samþykki notanda, enda eru þær ekki unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins eða eru forsenda fyrir notkun vefsvæðanna. Slíkar vefkökur gætu engu að síður auðveldað notendum vefsvæðanna að nota þau og kann að hamla virkni vefsvæðanna að einhverju leyti séu þær ekki samþykktar.

Vefkökur þriðja aðila eru einnig notaðar á vefsvæðum Arctic Track, t.d. greiningar- og auglýsingakökur frá Facebook, Google og Youtube. Þessir þriðju aðilar geta komið fyrir vefkökum í vöfrum eða tæki notenda og nálgast upplýsingar um heimsóknir á vefsvæðin.

Upplýsingarnar sem Arctic Track vinnur frá þriðju aðilum eru:

Fjöldi gesta, fjöldi heimsókna frá gestum, dags. og tímasetningu heimsókna.
Hvaða síður innan vefsvæða eru skoðaðar og hversu oft.
Tegund skráa sem sóttar eru af vefsvæðum.
Hvaða tæki, stýrikerfi eða gerð vafra er notað til að skoða vefsvæði félagsins.
Hvaða leitarorð úr leitarvélum vísa á vefsvæðin.
Hvaða villuskilaboð birtast og hversu oft slík skilaboð birtast.

Nánari lýsingu á vefkökum, m.a. hvaða vefkökur frá þriðju aðilum Arctic Track notar, má finna á vefsíðum þeirra.

#9 Hversu lengi varðveitir Arctic Track upplýsingar

Arctic Track geymir almennt persónuupplýsingar þínar á meðan viðskiptasamband er í gildi milli þín og félagsins, eins lengi og lög kveða á um eða lögmætir hagsmunir félagsins krefjast þess. Í sumum tilvikum er Arctic Track sett sérstök tímamörk í þeim efnum samkvæmt lögum, t.d. varðandi upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna og varðveita ber í sjö ár. Að öðru leyti eru upplýsingar að öllu jafna varðveittar í fjögur ár eftir að samningssamband lýkur, en afmarkaðar lágmarksupplýsingar um viðskiptasögu viðskiptavina eru varðveittar lengur í þágu lögmætra hagsmuna Arctic Track. Þá er öllu efni sem safnað er hjá Arctic Track í þágu rafrænnar vöktunar eytt í síðasta lagi að 30 dögum liðnum nema lög heimili eða kveði á um annað.

Þegar búið er að ná markmiðinu sem að var stefnt og engar málefnalegar ástæður eru lengur fyrir hendi fyrir áframhaldandi varðveislu persónuupplýsinga um þig gætir Arctic Track þess að eyða þeim eða gera þær ópersónugreinanlegar, óski félagið eftir að vinna með þær áfram, t.d. í greiningar- og tölfræðiskyni.

#10 Gildistaka og endurskoðun persónuverndarstefnunnar

Persónuverndarstefna þessi verður endurskoðuð ef þörf krefur og áskilur Arctic Track sér rétt til að uppfæra hana með reglubundnum hætti. Arctic Track mun upplýsa um meiriháttar breytingar á stefnunni áður en þær taka gildi við birtingu á vef félagsins www.at.is

Persónuverndarstefna þessi var fyrst samþykkt 1. nóvember 2023.